La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che utilizzano la piattaforma ForManage, in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy) come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

Responsabile del Trattamento (per la gestione della piattaforma): Data Protection Officer (DPO): Titolare del Trattamento (per i dati di allievi, famiglie, personale):

ForManage tratta le seguenti categorie di dati personali:

Categoria utenti	Dati trattati
Allievi	Dati anagrafici, codice fiscale, contatti, presenze, voti, valutazioni, documentazione didattica, eventuali certificazioni mediche o BES/DSA (dati particolari ex art. 9 GDPR)
Famiglie/Tutori	Dati anagrafici, contatti, relazione di parentela/tutela con allievi, consensi al trattamento dati
Docenti e Personale	Dati anagrafici, codice fiscale, contatti, curriculum vitae, titoli di studio, contratti, incarichi, presenze, timesheet, buste paga (dati economici), documentazione contrattuale, IBAN per pagamenti
Coordinatori e Tutor	Dati anagrafici, contatti, credenziali di accesso, attività svolte sulla piattaforma
Candidati	Dati anagrafici, codice fiscale, contatti, curriculum vitae, titoli di studio, documentazione allegata alle candidature

Dati di navigazione:

• Indirizzo IP, browser utilizzato, sistema operativo
• Data e ora di accesso alla piattaforma
• Pagine visitate e azioni compiute (log di audit)

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

Finalità	Base giuridica (art. 6 GDPR)
Erogazione servizi formativi Gestione registro elettronico, presenze, valutazioni, comunicazioni scuola-famiglia	Esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR) – contratto di iscrizione tra ente e allievo/famiglia
Gestione personale docente e amministrativo Contratti, incarichi, presenze, pagamenti, buste paga	Esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR) – contratto di lavoro/collaborazione + Consenso esplicito (art. 6.1.a GDPR) fornito in fase di candidatura e firma contratto
Gestione candidature personale Valutazione CV, selezione candidati per incarichi	Consenso esplicito (art. 6.1.a GDPR) fornito al momento della candidatura
Rendicontazione progetti FSE/PNRR Tracciamento attività, ore, costi per enti finanziatori	Obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR) – normativa sui fondi pubblici europei e nazionali
Protocollo informatico Gestione corrispondenza e documentazione amministrativa	Obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR) – CAD (D.Lgs. 82/2005)
Sicurezza e integrità della piattaforma Log di accesso, audit trail, prevenzione frodi	Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) – sicurezza informatica e protezione dati
Supporto tecnico e assistenza Risposta a richieste utenti, risoluzione problemi	Esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR)

I dati personali sono trattati con strumenti elettronici e manuali, adottando misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per garantire:

• Riservatezza: accesso ai dati limitato ai soli soggetti autorizzati
• Integrità: protezione da modifiche, cancellazioni o perdite accidentali
• Disponibilità: backup ridondanti per garantire continuità del servizio

Misure di sicurezza implementate:

• Cifratura delle comunicazioni (HTTPS/TLS 1.3)
• Autenticazione degli utenti con controllo accessi basato su ruoli
• Implementazione progressiva di autenticazione multifattore (MFA)
• Backup automatici ogni 6-12 ore con ridondanza geografica
• Log di audit per tracciare accessi e modifiche ai dati
• Monitoraggio continuo per rilevare anomalie e violazioni
• Formazione del personale autorizzato al trattamento

Per maggiori dettagli tecnici, consulta la pagina Trasparenza Tecnica.

I dati personali possono essere comunicati ai seguenti soggetti: Personale autorizzato:

• Dipendenti e collaboratori di Coffice s.r.l. specificamente autorizzati al trattamento
• Personale dell'ente di formazione (coordinatori, tutor, amministrativi) nei limiti delle rispettive mansioni

Fornitori di servizi tecnici (Sub-responsabili del trattamento):

• Hetzner Online GmbH – hosting infrastruttura server (Germania, UE)
• Google Ireland Limited – archiviazione documentale opzionale tramite Google Drive (su richiesta ente)
• Sentry.io – monitoraggio errori applicativi (Functional Software Inc., USA – con garanzie adeguate ex art. 46 GDPR)

Autorità pubbliche:

• Enti finanziatori (Regioni, Ministeri, UE) per rendicontazione progetti FSE/PNRR
• Autorità di controllo (Garante Privacy, AGID, ecc.) in caso di richieste legittime
• Autorità giudiziarie o forze dell'ordine in caso di obbligo di legge

I dati personali non sono ceduti a terzi per finalità commerciali e non sono oggetto di profilazione automatizzata.

I dati sono principalmente conservati su server localizzati nell'Unione Europea (provider Hetzner, Germania).

Il servizio Sentry.io (USA) è utilizzato esclusivamente per monitoraggio tecnico errori applicativi. Il trasferimento dati verso USA avviene sulla base di:

• Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea (art. 46.2.c GDPR)
• Misure supplementari di sicurezza implementate dal fornitore

Nessun altro dato personale è trasferito al di fuori dell'Unione Europea.

I dati personali sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti:

Tipologia dati	Periodo di conservazione
Dati allievi e famiglie	Per tutta la durata del percorso formativo + 10 anni dalla rendicontazione finale del progetto (obbligo normativa fondi pubblici FSE/PNRR)
Dati docenti e personale	Per tutta la durata del contratto/incarico + 10 anni dalla rendicontazione finale (obbligo fiscale e normativa fondi pubblici)
Dati candidati non selezionati	2 anni dalla candidatura, salvo consenso al mantenimento per future selezioni
Dati di corsi e progetti	10 anni dalla rendicontazione finale (obbligo normativa fondi pubblici)
Log di accesso e audit trail	12 mesi (in implementazione su database TimescaleDB dedicato)
Backup	Cloud: 15 giorni / NAS locale: 1 anno / Google Drive: 6 mesi

Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR, gli interessati hanno diritto di:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma dell'esistenza di dati personali e riceverne copia
• Rettifica (art. 16): correggere dati inesatti o incompleti
• Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati ("diritto all'oblio") nei casi previsti dalla legge
• Limitazione (art. 18): limitare il trattamento in casi specifici
• Portabilità (art. 20): ricevere i dati in formato strutturato e leggibile (CSV, Excel) per trasferirli ad altro titolare
• Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento per motivi legittimi
• Revoca consenso: revocare il consenso in qualsiasi momento (senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca)
• Reclamo (art. 77): proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali

Come esercitare i diritti: Autorità di controllo:

ForManage utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari al funzionamento della piattaforma. Non utilizziamo cookie di profilazione o per finalità pubblicitarie.

Per informazioni dettagliate sui cookie utilizzati, consulta la Cookie Policy.

Coffice s.r.l. si riserva il diritto di modificare o aggiornare la presente informativa per adeguarla a evoluzioni normative, tecnologiche o organizzative.

Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti saranno informati tramite notifica sulla piattaforma o via email.

Si consiglia di consultare periodicamente questa pagina per verificare eventuali aggiornamenti.

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa al trattamento dei dati personali: